Házipénztár
A házipénztárral talán minden vállalkozó megégeti magát legalább egyszer. Törvénytelenség helyett már egy kis figyelmetlenség is elég ahhoz, hogy a házipénztár csak papíron létező összege kezelhetetlenül nagy legyen. Vagy éppen ellenkezőleg: üres, sőt, mínuszos legyen a házipénztár. Mit tegyen a cégvezető, ha csak év végén szembesül a házipénztárban lévő rengeteg pénzzel? Vajon hogyan fordulhat elő, hogy papíron több milliónak kellene a pénztárban lennie, a valóságban viszont csak ennek a töredéke áll rendelkezésre?
MI AZ A HÁZIPÉNZTÁR?
Házipénztárnak azt a pénzt nevezzük, ami készpénzben áll a vállalkozás rendelkezésére. Azaz minden pénz, ami nem a cég bankszámláján van, az a házipénztár része. A házipénztárral ugyanolyan szigorúan kell bánni, mint a bankszámlán lévő összegekkel. Úgy képzeljük el, mintha a vállalkozás minden egyes forintja egy pénztárfülkébe lenne bezárva. Onnan csak a pénztáros aláírásával lehet pénzt felvenni, vagy oda pénzt befizetni. Minden pénzmozgást aprólékosan dokumentálni kell. Sőt, azt is le kell írni, hogy kiférhet hozzá a pénzhez, ki vehet fel a kasszából akár egy kisebb összeget is.
KINEK VAN DOLGA A HÁZIPÉNZTÁRRAL?
Házipénztárt a számviteli törvény hatálya alá tartozó, kettős könyvelést folytató vállalkozásoknak kell működtetniük.
Ez azt jelenti, hogy nem kell házipénztár:
– az egyéni vállalkozónak
– a kisadózó betéti társaságnak
Néhány évvel ezelőtt (2012-ig) a törvény azt is előírta, hogy a cégek mennyi pénzt tarthatnak a házipénztárban. Kisebb cégekre 2012-ben 500 ezer forint volt az érvényes határ, nagyobbaknál pedig a bevétel 10 százalékát lehetett készpénzben tartani. Ezt a szabályt 2012-ben eltörölték. Ma sem lehet azonban korlátlan mennyiségű készpénz a kasszában – annyi lehet, amennyit az említett pénzkezelési szabályzatban előre meghatároztak a vállalkozás vezetői. Egy ellenőrzés során a NAV is ezt nézi, s a szabályzatban leírtakhoz hasonlítják a kasszában ténylegesen ott lévő pénz mennyiségét. Ha a pénzkezelési szabályzat nem határozza meg ezt az összeget, akkor azért már önmagában is mulasztási bírságot kaphat a vállalkozás!
MENNYI PÉNZ VAN A HÁZIPÉNZTÁRBAN?
A kérdés eldöntése nem is olyan egyértelmű, mint azt sokszor a vállalkozó gondolná. Más az, hogy a kasszában ténylegesen mennyi pénz van, és hogy papíron mennyinek kellene ott lennie. Sajnos, a kettő elég sokszor eltér egymástól.
A házipénztárba kerül minden pénz, amit
– a vállalkozás bankszámlájáról kivesznek, vagy
– készpénzben fizeti ki a vásárló.
A házipénztárból pedig az kerül ki, amennyit
– befizetnek belőle a cég számlájára,
– amennyiért a cég készpénzben vásárol, vagy
– amennyit készpénzben fizet ki (például munkabért).
Sajnos, a szabályos pénzkezeléshez rengeteg feleslegesnek tűnő papírmunka tartozik. Minél több egyszerű pénzhasználati eszköz kerül a kezünkbe (például céges bankkártya), annál nehézkesebbnek tűnik a hivatalos elintézési mód. A vállalkozó például felvesz a cég számlájáról kártyával 100 ezer forintot, majd ebből a készpénzből vásárol egy új nyomtatót céges számlára. Ehhez előbb be kell tenni a házipénztárba a számláról levett 100 ezer forintot, azaz készül egy bevételi pénztárbizonylat. Majd a nyomtató megvásárlása után a készpénzfizetési számla
alapján készül egy kiadási pénztárbizonylat is. Ez igazolja, hogy a céges készpénzből történt a vásárlás. Sok vállalkozó csak nehézkesen tartja be ezt az utat. Így fordulhat elő, hogy a pénztárban a valóságban sokkal több vagy sokkal kevesebb pénz van, mint amennyinek papíron lennie kellene. Nem is ritka eset, amikor a házipénztárban papír szerint milliók vannak, vagy éppen ellenkezőleg, papír szerint jelentős hiány van a kasszában.
TÚL MAGAS A HÁZIPÉNZTÁR ÖSSZEGE
Mikor fordulhat elő, hogy túl sok pénz van papíron a házipénztárban, miközben a valóságban ennek csak a töredéke áll rendelkezésre? Ez akkor lehetséges, ha a társaságnak túl sok számla nélküli kifizetése volt. Jellemző eset, amikor nincs számla a céges vásárlásokról. A vállalkozó készpénzért és nem is figyel arra, hogy van-e számlája vagy nincs. A pénzt elkölti, de mivel számla nincs, az a pénz hivatalosan nem kerül ki a pénztárból. Így előfordulhat, hogy a házipénztárban elvileg van még több millió forint, a valóságban meg nincs a cégnek egy fillérje sem. A túl magas házipénztári összeg azért is veszélyes, mert egy ellenőrzés során a NAV bizony kérheti, hogy mutassa be a vállalkozás a pénztárban lévő összeget. Ha ezt nem tudják megtenni, mert a valóságban nincs pénz, az felveti a sikkasztás gyanúját is. Akkor is problémát jelent a papíron túl sok készpénz, ha a vállalkozás valamilyen fizetési könnyítést, például részletfizetést kér az adóhivataltól. A NAV megnézi a mérleget, s azt látja, hogy a cégnek nagyon is sok pénze van, ott a házipénztárban a több millió forint. Mire adjanak fizetési könnyítést, ha van pénz az adó kifizetésére?Egyszerű tévedések is növelhetik a csak papíron létező készpénz mennyiségét. Előfordulhat, hogy egy átutalásos számlát a vállalkozó készpénzben fizet ki. A készpénzes kiadásról ilyenkor sincs bizonylat. Az ilyen tévedéseket a könyvelő helyesbíteni tudja.
MIT LEHET TENNI A TÚL MAGAS PÉNZTÁRI ÖSSZEGGEL?
A feladat az, hogy a vállalkozásnak csökkentenie kell a hivatalosan létező készpénz összegét.
Erre két megoldás lehet:
– vásárolni valamit a tulajdonostól
– kifizetni osztalékként.
Az egyik megoldás tehát az lehet, ha a cég tulajdonosaitól vásárol valamit a társaság. Erre akkor kerülhet sor, ha a tulajdonosoknak valami olyan dolog van a személyes tulajdonukban, amire a cégnek is szüksége lenne. Erre írhatnak szerződést, hogy a cég megvásárolja az eszközöket. Innen akkor eltűnik a készpénz, a magánszemélynek, azaz a tulajdonosnak pedig évi 600 ezer forint alatt nem kell adót fizetnie a bevétel után. A leginkább működő megoldás az lehet, ha a cég a felesleges házipénztári összeget kifizeti osztalékként a tulajdonosoknak. Igaz, ez után adót kell fizetni. Az év közben kifizetett osztalékelőleg után jelenleg 15 százalék szja-t kell fizetni, év végén pedig a jóváhagyott éves osztalékösszeg után még 14 százalék eho is fizetendő (ez utóbbit maximum 450 ezer forintig kell megfizetni, fölötte már nem). Ezzel lehet azonban a leginkább megnyugtató módon törvényessé tenni a házipénztárban felhalmozódott összegeket.
TÚL ALACSONYA HÁZIPÉNZTÁR ÖSSZEGE
A negatív házipénztár gyakoribb probléma, mint gondolnánk, még akkor is, ha a vállalkozó semmilyen szabálytalanságot nem követett el. Gyakran előfordul, hogy a vállalkozó egyszerűen készpénzben vásárol valamit. Nem hord magánál két pénztárcát, fizet abból a pénzből, ami nála van. Keveredik a saját pénze a cég pénzével. A vásárlás utáni számlát gondosan odaadja a könyvelőnek, s úgy gondolja, hogy részéről ezzel rendben van a dolog. A valóságban viszont az így elszámolt készpénzes számlákkal folyamatosan csökkenti a pénztár egyenlegét. Hiszen papíron számla van, de a készpénz nem mozdult meg a pénztárban. Ez akkor lesz problémás, amikor már több a készpénzes számla, mint amennyi készpénz hivatalosan a kasszában van. Ez akkor is előfordulhat, ha a vállalkozás számla nélkül kapja a bevételeit, a kiadásokról szóló számlákat viszont rendszeresen beleteszi a könyvelésbe. Így papíron az látszik, hogy a cég kiadásainak nincs valódi fedezete. A könyvelő ilyen esetben nem tud mit tenni, automatikusan azzal helyesbít, hogy papíron a tulajdonos tagi kölcsönt ad a saját cégének. Máshogyan nem magyarázható, hogy hogyan költött el a cég nem létező készpénzt. A tagi kölcsönt viszont a NAV egyre szigorúbban kezeli. Például vagyonosodási vizsgálat lehet a következménye. Joggal kérdezhetik meg, hogy milyen jövedelemből adott valaki tagi kölcsönt, ha a cégen kívül nincs más igazolható bevétele? A tagi kölcsönt eltüntetni nem egyszerű. Elengedni nem érdemes, mert az elengedett kölcsön a társaság számára rendkívüli bevétel, ami után társaságiadót és vagyonszerzési illetéket is kell fizetni. A megoldás az úgynevezett pótbefizetés lehet. Ilyenkor a társaság tagjai ténylegesen befizetik ezt a pénzt a kasszába, ami a saját tőke részévé válik. Ezzel fel lehet tölteni a negatív házi pénztárt anélkül, hogy a kockázatos tagi kölcsönhöz kellene folyamodni.
A lényeg röviden:
– ha a házipénztár összege magasabb, mint a valóságban a kasszában lévő pénz összege, akkor legegyszerűbben osztalékként lehet kivenni a csak papíron lévő, túl magas összeget.
– Ha a házipénztár összege hiányt mutat, akkor pedig pótbefizetéssel érdemes javítani.
A tulajdonosnak mindkét megoldás pénzébe kerül, de még mindig sokkal olcsóbbak ezek a megoldások, mint amibe egy vagyonosodási vizsgálat kerülne, vagy amit a sikkasztás vádja rontana a cég megítélésén.
Forrás: Új Média Kft.