Sok cégnek hiányzik még a cégkapus regisztrációja
A kötelező augusztus végi határidő lejárta után két héttel még mindig csak 260 ezer szervezet regisztrált a Cégkapun – szól egy sajtóhír. Ez mindössze az érintett cégek 15 százaléka. Azt nem lehet tudni, hogy a többiek vajon csak várnak valamire, vagy nem is jutott el hozzájuk a hír a kötelező regisztrációról. December végéig van idő a pótlásra!
A Cégkapu a már jól ismert állami Ügyfélkapu céges utódja lesz jövő januártól. Valójában ez egy központi elektronikus tárhely, ahová az állami hivatalok a jövőben a cégeknek szóló küldeményeiket postázni fogják. Egyéni vállalkozóknak továbbra sem kell regisztrálniuk. A kötelező cégkapus regisztráció határideje augusztus 31. volt, de ahogy ezt látjuk, a határidőt a többség nem tartotta be. A cégbírósági adatok szerint 1 millió 420 ezer szervezetnek kellene regisztrálnia, ehhez képest szeptember közepéig alig 260 ezer cégkapus fiókot nyitottak meg. A késlekedésnek az lehet az egyik oka, hogy a jogszabályban meghatározott augusztusi határidőt a kormány sem gondolta túl komolyan. Előre jelezték, hogy december végéig semmilyen szankcióval nem jár a mulasztás. Januártól viszont már nem lesz választási lehetőség, 2018-tól kötelező lesz a Cégkapu használata. Amelyik céget január elsejéig nem regisztrálják, azzal szemben a hatóságok elindítják az ellenőrzést, vagy a törvényességi felügyeleti eljárást – közölte korábban a Belügyminisztérium. A regisztrációt a cegkapu.gov.hu címen kell elindítani. Akkor a legegyszerűbb, ha a cégnek az aláírásra jogosult képviselője regisztrál. A rendszer onnan „tudja”, hogy ki indítja el a regisztrációt, hogy az első lépés egy ügyfélkapus azonosítás. A regisztrációt végző személyét a program összeveti a cégbírósági adatokkal, s ennek megfelelően ajánlja fel a regisztrációs lehetőségeket. (Az Ügyfélkapu használata a leggyakoribb módszer, de mellette ma már az új, digitális személyi igazolvánnyal és az okmányirodában kérhető telefonos módszerrel is azonosíthatjuk magunkat. Lásd utolsó rész.) Ha a hivatalos képviselő regisztrál, akkor az eljárás csak néhány perc, pár kattintás és egy értesítési email cím megadása. Ez az egyszerűsített online regisztráció. Ha nem a hivatalos képviselő intézi a regisztrációt, akkor az űrlapokat kell kitölteni. Ez sokkal bonyolultabb módszer. Nagyon sok iratot és meghatalmazást kell külön feltölteni, úgyhogy ez a megoldás nem éri meg (cégkivonatot, aláírási címpéldányt, meghatalmazást stb.). Akkor is űrlapos regisztrációra van szükség, ha a cégnek több képviselője is van, de csak egyikük intézi a regisztrációt (a többi képviselőtől fel kell tölteni a meghatalmazást és aláírás-mintákat). Ha az egyszerű, online megoldást akarják választani, akkor az összes hivatalos képviselőnek egyszerre kell bejelentkeznie és elvégezni a regisztrációt. Regisztrálnia minden gazdálkodó szervezetnek kell. Ez alól a törvény két kivételt enged: nem kell regisztráció az egyéni vállalkozónak és az egyéni ügyvédnek. A regisztráció során a cégnek meg kell adnia egy email címet. Ha külön nem rendelkezünk máshogy, akkor ez a cím bekerül a központi Rendelkezési Nyilvántartásba is. Ez azt jelenti, hogy ez lesz a cég hivatalos email címe, melyre állami szervek hivatalos üzenetei is kiküldhetők. Fontos arra figyelni, hogy ez egy valóban működő, a napi ügyintézésben elérhető cím legyen! Nem szerencsés, ha például az ügyvezető privát email címét rögzítik, aki meg nem nézi meg időben a leveleit és nem értesülnek ezért egy adóhivatali felszólításról. Amikor megkezdjük a regisztrációt, akkor magától beírja azt az e-mail címet a Cégkapuhoz, amit az ügyfélkapu használ. Ha nem ezt akarjuk használni, akkor ki kell venni a pipát a cím megadása melletti kockából. Ezután meg kell adni az új e-mail címet.
Van-e más azonosítási módszer is az ügyfélkapu mellett?
Ha valamilyen elektronikus állami szolgáltatást akarunk igénybe vennie, akkor a szolgáltatás használata előtt mindenképpen hitelesen azonosítanunk kell magunkat. Erre azért van szükség, hogy nehogy például más adjon be a nevünkben egy adóbevallást, adjon be pályázatot, vagy kérelmezze egy útlevél kiállítását. Aki ritkán használja ezeket a rendszereket, annak meglepő lehet, hogy ma már nem kizárólag az ügyfélkapus azonosításra van lehetőség. Az elektronikus ügyintézéshez három különböző azonosítási módot használhatunk:
– a már ismert Ügyfélkaput
– telefonos azonosítást és
– a 2016. januárjától kiadott elektronikus személyi igazolványt.
Ezek közül mindmáig az Ügyfélkapu használata a leggyakoribb és legismertebb.
A telefonos azonosításhoz az Ügyfélkapuhoz hasonlóan egy okmányirodában kell először regisztrálni. Itt adnak egy telefonos azonosítót, amihez emailben vagy sms-ben érkezik egy jelszó. A bejelentkezéskor ezt az azonosítót és jelszót kell megadni (az eredetileg kapott jelszót meg lehet változtatni telefonon és interneten is).
Elektronikus személyi igazolvány kiállítására 2016 elejétől van lehetőség. Az e-személyi azonban önmagában még nem elég az azonosításhoz. Kell hozzá egy kártyaolvasó eszköz is, melyet a számítógéphez kell csatlakoztatni. Ebbe a kártyaolvasóba kell behelyezni a személyi igazolványt, megadni egy PIN-kódot és ezzel kész az azonosítás. Valószínű, hogy ez a legritkább módszer. Bár e-személyit bárki igényelhet, a hozzá tartozó kártyaolvasóval csak kevesen rendelkeznek.
Forrás: 451/2016 kormányrendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól, Új Média Kft.